La digitalización o “escaneado” de documentos supone transformar documentos físicos (por ejemplo, documentos escritos, carnets, fotos en papel, etc) a formato digital. A pesar de que puede resultar un proceso tedioso, el asentamiento de la tecnología en nuestra vida ha derivado en la creciente necesidad de digitalizar documentos, especialmente en la actividad administrativa. Por este motivo, existen equipos en el mercado con funciones avanzadas de digitalización que permiten aumentar la productividad y ahorrar tiempo en esta tarea. Además, es importante que pueda realizarse de forma sencilla e intuitiva, apta para todos los públicos.
Algunas de las funciones de digitalización avanzadas más útiles e interesantes para el desarrollo de la actividad profesional son:
• Recorte automático de documentos: permite digitalizar desde el cristal varios documentos de tamaño pequeño al mismo tiempo y recortar cada uno de ellos automáticamente en un solo paso (por ejemplo: DNI, tickets de compra, tarjetas, etc). Esta función permite agilizar y simplificar la ejecución de tareas.
• Salto de página sin contenido: La función de “escaneado dúplex” permite escanear automáticamente documentos a doble cara. Gracias esta función de salto de página, además, puede evitar el escaneado de páginas en blanco, por lo que podrá obtener archivos de menor tamaño y con mejor presentación, ya que evitará pasar páginas sin contenido.
• Edición de archivos escaneados: la tarea de digitalización de documentos en sí misma no permite la edición de dichos documentos sobre la marcha. Sin embargo, existen programas que, al escanear un documento, permite la edición del texto al disponer de un sistema que permite reconocer caracteres. Por tanto, se simplifican varias tareas en una y facilita el desarrollo de las actividades administrativas.
• Otras funciones profesionales: digitalización directa a un dispositivo USB, a la nube o envío directo del documento escaneado a una dirección de correo electrónico. Mediante estas funciones es posible abreviar varios pasos en uno solo, ya que al pulsar un botón enviaremos los documentos digitalizados directamente a la carpeta o dispositivo deseado sin necesidad de que pase previamente por otras carpetas.
Todas estas funciones facilitan la tarea de digitalización o escaneado, convirtiéndola en una función más productiva y profesional. Esto se traduce en ventajas competitivas empresariales, ya que garantiza resultados de calidad al lograr que la información sea más accesible incluso en los escenarios más exigentes
